Verwerkingsregister

PRIVACYSTATEMENT 

The Brain Changers B.V.

(VERWERKINGSREGISTER)

Laatst bijgewerkt op: 20 maart 2023

Algemeen

The Brain Changers B.V. is een bedrijf die trainingen, gericht op de persoonlijke ontwikkelingen (zowel online als live), aanbiedt aan jongvolwassenen.

In dit verwerkingsregister heeft The Brain Changers B.V.  uiteengezet of en in hoeverre door haar persoonsgegevens ex. art. 4 lid 1 AVG worden verzameld en/of verwerkt als verwerkings-verantwoordelijke ex art. 4 lid 7 AVG of als verwerker ex. art. 4 lid 8 AVG. 

Verzamelen informatie 

Gegevens worden ingevoerd door zowel de deelnemers als door samenwerkingspartners. Het betreft hierbij persoonsgegevens, zoals contactgegevens. 

Bedrijven kunnen telefonisch dan wel via de website (via een contactformulier op de site https://thebrainchangers.nl/)) contact opnemen met The Brain Changers B.V. Zij vullen hun contactgegevens in (naam, e-mailadres en bericht) en vervolgens neemt een medewerker van The Brain Changers B.V. naar aanleiding van dat bericht contact op en wordt nadere informatie, voor het opstellen van een offerte en./of voor de uitvoering van de te sluiten overeenkomst noodzakelijke informatie opgevraagd.

Daarnaast wordt informatie verzameld via cookies (zie ook separate cookieverklaring). Deze zijn nodig om de site te laten functioneren en slaan geen persoonlijke of traceerbare gegevens op. 

In het kader van analytics diensten worden geen IP-adressen en geen andere persoonsgegevens beschikbaar gesteld aan de daarbij betrokkenen. Deze worden ook niet beschikbaar gesteld aan derden.

Verzamelde informatie & doel

Doel van het verzamelen van voornoemde informatie is, het kunnen naleven van alle verplichtingen die voortvloeien of samenhangen met de overeenkomst tussen partijen. Het verzamelen van informatie is noodzakelijk voor administratieve en fiscale verplichtingen en wordt gebruikt voor het onderhouden van contact met klanten, deelnemers, relaties etc., voor het nakomen van de overeenkomsten, voor facturatie en de afhandeling van eventuele geschillen. De verzamelde informatie wordt tevens gebruikt om de website te verbeteren, gebruikersgemak van onze website te optimaliseren.

Tevens wordt deze informatie gebruikt om bij later reclameren van een klant te kunnen nagaan wat de afspraken zijn geweest en hoe deze zijn uitgevoerd, alsmede om klanten opnieuw te kunnen contacteren over verdere mogelijkheden op het gebied van de door The Brain Changers B.V. aan te bieden dienstverlening (gerechtvaardigd belang).

Ook kan verzamelde informatie worden gebruikt om gebruikers te wijzen op voor hen interessante informatie. Verzamelde gegevens worden gebruikt om nieuwe producten en diensten te ontwikkelen. 

Het gaat daarbij om informatie die tijdens het bezoek aan onze website of via andere wegen door de gebruiker aan The Brain Changers B.V. wordt verstrekt. 

Deze gegevens kunnen gebruikt worden voor marketingdoeleinden en als geanonimiseerde statistische informatie voor klanten en zakelijke partners. 

Privacygevoelige gegevens, zoals bijvoorbeeld creditcardinformatie worden vertrouwelijk behandeld en niet aan derden beschikbaar gesteld. Om de kwaliteit van de diensten te kunnen optimaliseren,  registreert The Brain Changers B.V., het gebruik van ondersteunende diensten. 

Een gebruiker kan worden gevraagd informatie over zichzelf te verstrekken, ten behoeve van de dienstverlening van The Brain Changers B.V.

Persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor commerciële doelen als een gebruiker klant is of als daar vooraf ondubbelzinnig toestemming voor is verleend conform de AVG. 

De gegevens die worden verzameld, betreffen persoonsgegevens ex. art. 4 lid 1 AVG verzameld, te weten: voor -en achternaam, adresgegevens, e-mailadres telefoonnummer, geslacht, geboortedatum. Er worden geen andere persoonsgegevens verzameld in dit kader. Het gaat ook om gegevens van de bedrijven waar The Brain Changers B.V. mee samenwerkt, zoals naam, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer, KvK-nummer.

The Brain Changers noteert de naam van één of meerdere contactpersonen van ondernemingen die klant zijn of van particulieren die klant zijn, dan wel gemachtigden die namens betreffende klanten worden gesteld. 

Personeel

The Brain Changers B.V. heeft werknemers. In verband met het uitvoeren van de arbeidsovereenkomsten en eventuele (ZZP-)overeenkomsten en het naleven van haar wettelijke verplichtingen in dat kader (zoals opstellen loonstrookjes) verzamelt The Brain Changers B.V. daartoe noodzakelijke gegevens. Deze worden tevens gebruikt om aandacht te kunnen besteden aan verjaardagen van de personeelsleden en de personeelsleden kunnen informeren over personeelsuitjes die (jaarlijks) worden georganiseerd. 

De laatste twee doelstellingen worden gezien als passend binnen goed werknemer schap en derhalve gaat The Brain Changers B.V. ervan uit dat zij ertoe gerechtigd is de informatie daartoe te gebruiken uit hoofde van haar wettelijke verplichting, alsmede de verplichting die zij heeft uit hoofde van de arbeidsovereenkomst, alsmede op basis van de belangenafweging die het te dienen belang betreft. Daarbij wordt enerzijds het belang van de werknemer en anderzijds het gezamenlijk belang, bestaande uit een goede samenwerking en goede verhoudingen afgewogen. 

Over personeelsleden wordt de volgende informatie bewaard: naam; adres; verdere contactgegevens; geboortedatum en geslacht; BSN-nummer en alle gegevens voortvloeiende uit de arbeidsovereenkomst, alsmede de verplichtingen die voortvloeien uit de salarisaanspraak die werknemers hebben (of de vergoeding aanspraken waarop ZZP-ers aanspraak hebben).

Indien The Brain Changers B.V. gegevens van personeelsleden voor een ander doel zou gebruiken, wordt daartoe vooraf toestemming gevraagd en zal dit worden vastgelegd (als dan toe te voegen aan dit protocol). In dat geval wordt het desbetreffende personeelslid voorgehouden dat gegevens in vrijheid worden gegeven (of niet) en zullen zij ondubbelzinnig worden geïnformeerd over het doel en het beoogde gebruik, alsmede het recht om toestemming hierin te betrekken. 

Welke informatie delen wij met derden?

Indien het in het kader van de nakoming van de overeenkomst noodzakelijk is dat informatie met derden wordt gedeeld, geschiedt dit voor dit doel. 

Deze informatie wordt bewaard of verstrekt indien dat noodzakelijk is of indien daartoe een wettelijke verplichting bestaat (artikel 5 lid 1 AVG). Dit in het kader van naleving van de overeenkomst en van de naleving van wettelijke verplichtingen. 

Met betrekking tot de personeelsleden worden alle gegevens die nodig zijn voor het opstellen van loonstrookjes gedeeld met de externe personeelsadministratie. Hen is in het kader van een verwerkersovereenkomst vertrouwelijkheid opgelegd.

Hoe lang bewaren wij persoonlijke informatie?

Gegevens met betrekking tot personeelsleden worden bewaard gedurende de looptijd van het dienstverband en gedurende (in ieder geval) 7 jaar na afloop van het dienstverband. Het laatste teneinde aan alle fiscale informatieverplichtingen te kunnen voldoen. Mede vanwege de verjaringstermijn van eventuele navorderingen van de fiscus. 

Geldvorderingen verjaren in principe na 5 jaar. Ook wordt een 5-jaar bewaartermijn gehanteerd vanaf de datum dat The Brain Changers B.V. denkt dat aan al haar verplichtingen jegens een werknemer of ex-werknemer is voldaan omdat het vaak zo zal zijn dat vanaf die datum een eventuele verjaringstermijn met betrekking tot de voorheen jegens haar als werkgever c.q. opdrachtgever gaat lopen. 

Indien er anderszins aanspraken zijn gesteld jegens The Brain Changers B.V. door een privépersoon, worden gegevens bewaard totdat deze verplichtingen zijn nagekomen en/of totdat mag worden aangenomen dat de verjaringstermijn is verstreken met betrekking tot betreffende aanspraken. Dat betekent dat als de stuitingsbrief (het voorbehouden van het recht op een vermeende vordering) is ontvangen, de gegevens in ieder geval kunnen worden bewaard gedurende een periode van 5 jaar, te rekenen vanaf die datum. 

Gegevens met betrekking tot deelnemers en overige (zakelijke) relaties worden slechts bewaard in het kader van de relatie met de betreffende deelnemer / relatie en zullen niet voor een ander doel worden gebruikt. Zij worden bewaard gedurende in ieder geval 5 jaar nadat voor het laatst een factuur is verzonden en/of alle andere juridische verplichtingen zijn nageleefd. De laatste van voornoemde omstandigheden is bepalend voor de startdatum van de looptijd van de bewaartermijn. Ook worden contactgegevens bewaard zolang nog verdere informatie wordt toegezonden over dienstverlening van The Brain Changers B.V.

Indien een deelnemer dan wel een relatie verzoekt zijn/haar gegevens te schrappen, zal die informatie slechts worden bewaard voor zover deze opgenomen gegevens betrekking hebben op eerder met deze partij gewisselde communicatie. Dergelijke informatie wordt in ieder geval 7 jaar bewaard teneinde aan alle verplichtingen jegens de fiscus te kunnen voldoen tot het verstrekken van informatie en teneinde eventuele claims met betrekking tot vorderingen van de gelieerde firma’s te kunnen beantwoorden. In de procedure spelen of dreigen zal informatie bovendien worden bewaard totdat de daarmee eventueel samenhangende vorderingen zijn afgewerkt c.q. de hiermee samenhangende verjaringstermijnen zijn verstreken. 

Hoe worden gegevens bewaard? 

Gegevens worden met name digitaal, maar met uitzondering ook fysiek, bewaard.

Wie heeft er toegang tot personeelsgegevens?

Alle medewerkers van The Brain Changers hebben toegang tot personeelsgegevens.

(Benodigde) verwerkersovereenkomsten

The Brain Changers B.V. heeft een verwerkersovereenkomst afgesloten met de volgende bedrijven:

• Administratiekantoor Groeneburg (boekhouder en loonadministratie)
• Trackler en Tapraise (IT partners)
• Groove Digital (website)
• Trust Marketing
• Credo Marketing
• The Sales Company

Verzoeken met betrekking tot persoonsgegevens van betrokkenen

Voor zover persoonsgegevens niet worden bewaard op één van de genoemde grondslagen, zullen deze op eerste verzoek van de betrokkene worden geschrapt. Voor zover aan de orde worden deze bovendien op eerste verzoek gecorrigeerd. Desgevraagd wordt op eerste verzoek een kopie van de bewaarde persoonsgegevens verstrekt. 

Verdere technische en organisatorische maatregelen

Naast hetgeen hiervoor is gemeld, zijn de volgende technische en organisatorische maatregelen getroffen om privacy van betrokkenen te beschermen.

Er wordt gebruik gemaakt van antivirussoftware; er is een beperkte toegang tot personeelsgegevens; autorisatie geschiedt op grond van noodzaak.

Ingeschakelde derden wordt een geheimhoudingsverplichting opgelegd en hen wordt opgelegd dat zij gegevens slecht gebruiken voor het uitvoeren van de aan hen verstrekte opdracht. Hen wordt tevens opgedragen om eventueel door hen ingeschakelde derden dezelfde verplichtingen op te leggen.

Toevoegingen aan verwerkingsregister 

Omdat in het verwerkingsregister nieuw gebruik van persoonsgegevens moet worden verwerkt, zullen deze verwerkingen worden toegevoegd indien en zodra dit aan de orde is.

Algemeen

The Brain Changers B.V. heeft deze privacy statement / dit verwerkersprotocol opgesteld teneinde te voldoen aan al haar verplichtingen uit hoofde van de AVG. Iedereen die desalniettemin een tekortkomen in het kader van de AVG mocht opmerken, wordt van harte uitgenodigd om hiervan melding te maken. The Brain Changers B.V. maakt daar dan graag gebruik van om haar AVG compliance compleet te maken, indien de opmerking juist mocht zijn.